Bilan après 1 an d'usage quotidien présenté au CoTer Numérique

Intranet de la ville de Bagneux

13 janvier 2022

En septembre 2020, Versio était sollicité dans le cadre d'une consultation publique pour la réalisation de l'intranet de la ville de Bagneux -70000 habitants- à côté de Paris.

Sur la base du cahier des charges de l'intranet établi par les services impliqués -Com, Rh, Dsi- l'agence digitale Versio à Rennes a été retenue pour assurer la conception et le développement de l'intranet destiné aux 1500 agents de la commune. Après une année d'utilisation, c'est le temps de faire un mini-bilan des usages de l'intranet.

Partis-pris de conception intranet

La démarche de co-conception au travers d'ateliers permettant de bien définir la structure de l'intranet a clairement porté ses fruits : l'intranet est plébiscité par les utilisateurs. Il a en cette période de Covid facilité la communication interne répondant ainsi aux attentes principales fixées dans la cahier des charges de "BYoupi!" le petit nom de l'intranet, dont les principales entrées du menu de navigation sont, dans le même esprit, libellées avec des interjections donnant un caractère dynamique et conviviale à l'intranet : Zoo! Hey! Zoom! Banzaï!

Exploitation technique - Maintenance et hébergement

Hébergé en interne sur les serveurs de la ville, il y a eu 2-3 dysfonctionnements essentiellement liés à une différence de version de base de données. Bien identifié, le soucis a été réglé très rapidement à chaque fois via le Support Versio n'impactant pas l'accès général à l'intranet, et pris en charge dans le cadre de la garantie.

Fonctionnalités intranet les plus utilisées

Annuaire trombinoscope de l'ensemble des agents municipaux, interconnecté au SI de la Ville vi Activ Directory. Bien sûr dans le respect du Rgpd chaque agent a accès aux informations de son profil : photos, présentation, ...
Pages de présentation des Directions -services- avec les contacts, les informations de présentation générale de la Direction, les documents, actualités de la Direction et questions-réponses -FAQ- des princpales questions posées.
Espace Ressources humaines avec toutes les infos réglementaires et les postes à pourvoir pour favoriser la mobilité interne, l'organigramme des services et la mise en avant automatique de tout nouvel arrivant au sein de la collectivité, avec un mini CV, son poste... pour faciliter la diffusion de l'information et son intégration.
Esapce Actualités et Evénements, avec l'ensemble des événements se déroulant au sein de la collectivité et la possibilité pour chaque agent de s'inscrire, quand l'événement est ouvert à la réservation, Cr's de Conseils municiapux, actualités juridiques, ...
Documenthèque, médiathèque des espaces de ressources documentaires, avec recherches sur critères ou plein texte via le puissant moteur de recherche Elastic Search

Organisation éditoriale de production des contenus

Très en amont le groupe de travail avait anticipé l'éternelle problématique de la production de contenu optant pour une stratégie visant à impliquer un grand nombre de contributeurs : une trentaine de rédacteurs web identifiés et sensibilisés à l'écriture sur internet.

En complément, 4 sessions de formation aux bonnes pratiques de la publication sur le web avaient été programmées, reportées et finalement annulées en raison du Covid-19, et finalement remplacées par une formation à l'administration du site au travers de vidéos personnalisées réalisée par Versio. Celles-ci ont permis d'atteindre les objectifs puisque sur une trentaine de personnels, au moins 20 rédigent et publient régulièrement sur l'intranet, le rendant particulièrement vivant.

Présentation aux sessions du CoTer numérique

Le CoTer numérique est une association qui rassemble les Directions informatiques et des systèmes d'information des collectivités territoriales française. Le projet "BYoupi! Intranet Ville de Bagneux a été retenu et présenté à Paris lors de la session du 8 décembre 2021 sous la forme d'un retour d'expérience.

Intranet Ville de Bagneux - Slide Bilan de l'usage après 1 an

Intranet Ville de Bagneux - Slide Bilan de l'usage après 1 an

Co-présenté par Moukhliss Gadami -chef de projet Ville de Bagneux- et Pierre Cheminant -directeur conseil Versio-, la présentation du bilan de l'intranet après 1 année d'usage et expérience utilisateurs a reçu un vif intérêt. Ponctué par une slide synthétisant ce que le commanditaire a apprécié chez l'équipe de l'agence web Versio : réactive / respect des délais / respect du cahier des charges / force de proposition / s'adapte rapidement

Merci Mouklhiss ;-)

>> Découvrir le site internet du CoTer Numérique
>> Accéder à la présentation PowerPoint de l'étude de cas Intranet Ville de Bagneux